Politique de confidentialité

Nous comprenons que votre confiance en nous constitue le capital le plus important d’ECOBATI (ci-après dénommée « Ecobati » « nous » ou « notre Société »). Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous. La présente charte de protection des données (ci-après dénommée la « Charte ») s’applique entre autres à (i) nos sites Internet https://www.ecobati.com/, https://www.shop-ecobati.com/ et http://agepan-dwd.com (ci-après dénommés, ensemble, le « Site Web ») et (ii) à toutes les relations (commerciales) existant entre Ecobati et ses clients, prospects et partenaires commerciaux, et toutes personnes avec qui nous sommes susceptibles d’entretenir des relations.

La présente Charte s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par Ecobati agissant en qualité de responsable du traitement, et couvre tous les traitements de données dont Ecobati est responsable. Cette Charte contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel que Ecobati récolte, ainsi que sur la manière dont Ecobati traite ces données personnelles. Ecobati souhaite souligner qu’elle essaie à tout moment d’agir en conformité avec (i) le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018 – le « RGPD ») et (ii) la (future) législation belge relative à la mise en œuvre du Règlement susmentionné.

La présente Charte contient entre autres des informations sur les données à caractère personnel que Ecobati collecte, ainsi que sur la manière dont Ecobati utilise et traite ces données à caractère personnel. La visite du Site Web, la sollicitation de nos services, de manière générale, la communication avec Ecobati implique votre approbation expresse (au moyen de la communication de vos données à caractère personnel ou « opt-in » de participation) de la présente Charte et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel. Veuillez lire la présente Charte en combinaison avec les conditions d’utilisation du Site Web et la politique d’utilisation des cookies de Ecobati.

Types de données à caractère personnel

Ecobati peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

• Nom
• Prénom
• Adresse e-mail
• Adresse du domicile (adresse, code postal, localité, pays)
• Numéro de téléphone (fixe/gsm)
• Fax
• Adresse IP
• Langue choisie
• Toutes les données à caractère personnel contenues dans le champ libre du formulaire de contact disponible sur le Site Web
• Toutes les données à caractère personnel transmises volontairement à Ecobati (lors de la correspondance par exemple)

Ecobati collecte en outre automatiquement des informations anonymes concernant l’utilisation que vous faites du Site Web, par le biais de cookies. Ainsi, Ecobati, par exemple, enregistrera automatiquement quelles parties du Site Web vous visitez, quel navigateur web vous utilisez, quel site web vous visitiez lorsque vous avez reçu l’accès au Site Web. Nous ne pouvons pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à Ecobati d’établir des statistiques concernant l’utilisation du Site Web. Dès lors, la navigation sur le Site Web de Ecobati implique votre acceptation concernant l’utilisation de certains cookies. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez lire notre politique d’utilisation des cookies.

Mode de collecte des données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de :

• La visite du Site Web de Ecobati ;
• L’inscription de vos données à caractère personnel via le formulaire de contact disponible sur le Site Web de Ecobati ;
• L’inscription de votre compte dur le Site Web shop d’Ecobati ;
• L’inscription à notre newsletter ;
• Le passage d’une commande ;
• Une demande de devis ;
• L’inscription à des formations ;
• Les témoignages laissés sur le Site Web ;
• L’usage fait d’un service (que ce soit par l’intermédiaire du Site Web ou non) ;
• L’échange de cartes de visite ;
• Une collaboration avec Ecobati ;
• La vérification de votre identité (par exemple lors de l’identification client) ;
• La correspondance échangée avec Ecobati (e-mail, téléphone, ou par tout autre moyen de correspondance);

Les données à caractère personnel collectées par Ecobati sont donc expressément et volontairement fournies par vos soins. La délivrance de certaines données personnelles est une condition afin de pouvoir bénéficier de certains services (par exemple pour accéder à votre compte en ligne). Il vous est indiqué quelles données sont obligatoires et lesquelles sont facultatives.

Utilisation des données à caractère personnel

Ecobati peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Charte. De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou lorsque cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

• La sauvegarde de nos intérêts légitimes ;
• La conclusion, la négociation et l’exécution d’un contrat qui nous lie avec vous ;
• Le respect d’une obligation légale ;
• La préservation de l’intérêt public.

Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

Ecobati ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de la fourniture des produits et/ou des services et notamment, mais sans limitation :

• Le partenariat commercial avec des sociétés tierce ;
• Le stockage dans des bases de données externes ;
• Les analyses d’audience de notre Site Web ;
• L’organisation et le suivi de formations ;
• La livraison de produits ;
• […]

Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent éventuellement être rendues publiques auprès des webmasters, des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, notre compagnie d’assurance, ainsi que divers sous-traitants à qui Ecobati est susceptible de faire appel dans le cadre de la prestation de ses services. S’il est nécessaire que, dans ce cadre, Ecobati divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d’utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Charte.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que Ecobati divulgue vos données à caractère personnel :

• Aux autorités compétentes (i) lorsque Ecobati y est tenue sur base de la loi ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une procédure judiciaire future et (ii) pour garantir et défendre nos droits ;
• Lorsque Ecobati ou presque tous ses actifs sont repris par une tierce partie, auquel cas vos données à caractère personnel – que Ecobati a collectées – constitueront l’un des actifs transférés;
• Lorsque vous y avez expressément consenti, le cas échéant.

Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

En principe nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel en-dehors de l’Espace économique européen (EEE). Tout transfert de données à caractère personnel éventuel en dehors de l’EEE à un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui ne tombe pas sous une décision similaire, promulguée par la Commission européenne, sera soumis aux dispositions d’une convention de transfert de données, laquelle contiendra (i) les clauses contractuelles standards telles que définies dans la ‘Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/CE)’, ou (ii) un quelconque autre mécanisme sur la base de la législation relative à la vie privée ou d’une quelconque autre réglementation relative au traitement de données à caractère personnel.

Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié (i) par la loi ou (ii) par le respect d’une autre obligation légale, Ecobati ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs tels que décrits dans la Charte, sous le point ‘utilisation des données à caractère personnel’.

Ecobati conservera toutes les données à caractère personnel qu’elle a collectées, dans ses dossiers en version papier conservés en interne dans l’entreprise, dans son ERP, sur ses serveurs informatiques internes ainsi que sur un serveur cloud localisé en Belgique.

Annexe 2 : durées de conservation par catégorie de traitements. Vos droits relatifs à la protection de votre vie privée

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accéder à vos données à caractère personnel ;
• Droit de rectifier, de compléter ou de mettre à jour vos données à caractère personnel ;
• Dans certaines circonstances, le droit de supprimer vos données à caractère personnel (‘droit à l’oubli’) (dans ce contexte, Ecobati indique que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront être fournis si vous supprimez certaines données personnelles ou les faites supprimer) ;
• Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
• Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ;
• Droit d’objection / d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à la protection de la vie privée, veuillez contacter gdpr@ecobati.be ou remplir le formulaire pour l’exercice de vos droits et l’envoyer à Ecobati par e-mail ou par courrier. Vous pouvez exercer ces droits gratuitement au moyen du formulaire susmentionné. En outre, vous pouvez toujours actualiser, modifier et/ou vérifier, par le biais de votre compte, vos données à caractère personnel – que vous avez dû communiquer au moment de la création de votre compte.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de l’Autorité de Protection des Données (ci-après l’ « APD ») via le lien suivant « https://www.autoriteprotectiondonnees.be/».

• Protection des données à caractère personnel

Ecobati s’engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, de nature physique, technologique et/ou organisationnelle pour éviter (i) l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l’abus ou la modification de vos données à caractère personnel.

Nonobstant la politique de sécurité de Ecobati, les contrôles qu’elle effectue et les actes qu’elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais d’Internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que Ecobati ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue.

• Actualisation de la Charte

Ecobati est habilitée à actualiser la présente Charte en installant une nouvelle version sur le Site Web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le Site Web et la page concernée sur laquelle la Charte est reproduite, afin d’être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications.

La dernière version sera toujours consultable via ce lien .

• Autres sites web

Le Site Web peut éventuellement contenir des hyperliens vers d’autres sites web. Lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d’autres technologies. Ecobati ne porte aucune responsabilité, ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources Internet, ni sur la collecte, l’utilisation et la distribution de vos données personnelles. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s’ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

• Contactez Ecobati

Si vous avez des questions sur la Charte ou sur la manière dont Ecobati collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

• Par e-mail : gdpr@ecobati.be

ou

• Par la poste : Ecobati, Première Avenue 25, B- 4040 Herstal

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Ecobati a traité ces questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont Ecobati collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (l’ « APD »).

• Qu’attendons-nous de vous ?

De votre côté, nous attendons de vous que vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif dans votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

Ecobati peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

1. La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web : Afin d’améliorer la qualité de vos visites sur notre Site Web, nous utilisons certains cookies nous permettant de mémoriser certaines de vos données à caractère personnel. Cependant, nous utilisons de façon très limitée les cookies de longue durée. Merci de cliquer ici pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les cookies. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

2. Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen : Un formulaire de contact en ligne est disponible sur notre Site Web. Vous avez également l’opportunité de nous contacter par téléphone et par e-mail. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes de devis, etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime.

3. La création de votre compte sur notre Site Web shop : Vous avez l’opportunité d’effectuer vos achats en ligne sur la partie shop spécialement réservée à cet effet sur notre Site Web. Pour ce faire, il est nécessaire de créer un compte en ligne, en y insérant des données à caractère personnel qui nous servent à pouvoir relier votre compte à votre personnel. En outre, nous n’avons pas accès à vos données de paiement. Ce traitement se fonde sur l’exécution de l’obligation qui nous lie.

4. L’inscription à notre newsletter : A divers endroits sur notre Site Web, vous êtes invité à nous faire part de votre volonté de vous inscrire à notre newsletter. Nous enregistrons votre choix afin de vous faire parvenir nos nouvelles uniquement si vous l’avez demandé. Nous sommes donc amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Ce traitement se fonde sur votre consentement.

5. La possibilité de laisser un témoignage sur le Site Web : Sur le Site Web d’Ecobati, vous avez la possibilité de laisser un témoignage afin de partager votre expérience avec d’autres utilisateurs. Dans ce contexte, nous sommes susceptibles d’utiliser certaines de vos données à caractère personnel. Vous avez également l’opportunité de joindre une photo à ce témoignage. Ce traitement se fonde sur notre votre consentement, sur base de votre propre démarche.

6. La gestion des formations : Nous vous proposons des formations. Vous pouvez vous y inscrire par le biais du formulaire prévu à cet effet sur notre Site Web, par téléphone ou par e-mail. Afin d’honorer votre demande, nous sommes amenés à transmettre certaines de vos données à caractère personnel aux professionnels du secteur qui viendront vous conférer cette formation. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime.

7. Elaboration d’un devis ou d’une offre : Afin de rédiger et de vous faire parvenir un devis ou une offre, sur votre sollicitation, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime.

8. L’établissement d’une convention : En tant que client, vous pourrez être amené à conclure une convention avec Ecobati afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité certains de nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données personnelles. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

9. Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions tels que l’envoi d’une commande : Nous utilisons vos données afin d’effectuer les services pour lesquels vous avez fait appel à Ecobati. Cette utilisation implique que Ecobati soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la prestation du/des service(s) auquel vous avez souscrit. Ce traitement se fonde sur l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par Ecobati.

10. L’envoi des factures et la perception des paiements : Dans le cadre de certaines prestations proposées par Ecobati, nous utiliserons certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les traiter au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

11. L’établissement de mailinglists : Dans le cadre des différents services que nous proposons, nous constituons une base de données de contacts. Dans ce contexte, certaines de vos données à caractère personnel pourront être collectées dans une base de données. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est notre intérêt légitime ou votre consentement.

12. Respect des législations et des réglementations : Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Ce traitement se fonde sur le respect d’une obligation légale.

13. Protection de nos droits : Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d’intérêts légaux, d’actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base d’une obligation légale.

Annexe 2 : durée de conservation par catégorie de finalité

Finalités des traitements de données à caractère personnel	Fondement	Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)
La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web	Intérêt légitime Consentement	3 ans après le dernier contact client/prospect.
Réception et traitement des questions posées	Intérêt légitime	3 ans après le dernier contact client/prospect.
La création de votre compte sur notre Site Web shop	Exécution d’un contrat	5 ans après le dernier contact client.
L’inscription à notre newsletter	Consentement	3 ans après le dernier contact client/prospect.
La possibilité de laisser un témoignage sur le Site Web	Consentement	5 ans après le dernier contact client.
La gestion des formations	Exécution du contrat	6 mois après la formation.
Elaboration d’un devis ou d’une offre	Intérêt légitime	– Devis/offres non conclues : 3 ans après le dernier contact client/prospect. – Devis/offres signées : 5 ans à dater de la fin du contrat.
Etablissement d’une convention	Intérêt légitime Obligation légale	5 ans à dater de la fin du contrat.
Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions	Exécution du contrat	Contrat : 5 ans à dater de la fin du contrat. Autres données : 3 ans après le dernier contact client.
Factures et paiements	Exécution du contrat Obligation légale	7 ans à partir du 1 e janvier de l’année qui suit la période imposable.
L’établissement de mailinglists	Intérêt légitime Consentement	– Si pas de consentement : 6 mois après la formation/le projet ; – Si consentement : 3 ans après le dernier contact client/prospect.
Respect des législations et des réglementations	Obligation légale	– Documents sociaux : 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat ; – Documents fiscaux : 7 ans à partir du 1 e janvier de l’année qui suit la période imposable – Documents de garantie : voir l’obligation légale (garantie légale de 2 ans – garantie

Cookies

Les « cookies » sont des petits fichiers qui s’enregistrent sur votre ordinateur par le biais du navigateur et qui permettent de mémoriser des données relatives à l’internaute lorsque celui-ci se connecte au site.

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